Der Orgacolor-Ratgeber: Ziffern-, Buchstaben- und Stecksignale perfekt nutzen

Ein Farbcodierungssystem wie Orgacolor entfaltet seine volle Wirksamkeit nur bei präziser und detaillierter Etikettierung. Hochspezialisierte Signale und Kontrollinstrumente gewährleisten die fehlerfreie Codierung von Patientenakten, Kundendateien und Verträgen.

Bei uns finden Sie Ziffernsignale, Buchstabensignale, Stecksignale und Pendelfehlkarten, um Ihre Suchzeiten im Archiv auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Spezial-Produktarten im Orgacolor-System

1. Buchstabensignale (A–Z)

Buchstabensignale sind das Fundament der alphabetischen Ablage. Jedem Buchstaben von A bis Z ist eine feste, unmissverständliche Systemfarbe zugeordnet.

• Der Nutzen: Meist werden die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens oder Firmennamens (z. B. BE für Becker) als Farbkombination gut sichtbar am Mappenrand angebracht.

2. Ziffernsignale (0–9)

Wenn Ihr Archiv nicht nach Namen, sondern nach Nummern (z. B. Geburtsdatum, Rechnungsnummer, Aktenzeichen oder Versicherungsnummer) organisiert ist, kommen Ziffernsignale zum Einsatz. Auch hier gilt: Jede Zahl von 0 bis 9 besitzt eine eigene, prägnante Systemfarbe.

Der Nutzen: Durch die farbige Nummerierung lassen sich auch riesige numerische Archive (z. B. in Kanzleien oder Versicherungen) auf einen Blick kontrollieren. Ein Zahlendreher beim Einsortieren fällt durch den Bruch im Farbmuster sofort auf.

3. Stecksignale (Reiter-Signale)

Im Gegensatz zu permanenten Klebeetiketten bieten Stecksignale maximale Flexibilität. Diese kleinen farbigen Kunststoffelemente werden einfach in die Sichtleisten oder Vollsichtreiter der Hängemappen eingesteckt.

• Der Nutzen: Sie eignen sich perfekt für temporäre Markierungen und das Fristenmanagement (Wiedervorlage). Ein rotes Stecksignal kann beispielsweise bedeuten: „Akte eilt“ oder „Zahlung ausstehend“. Ist der Vorgang erledigt, wird das Signal einfach abgezogen oder verschoben.

4. Pendelfehlkarten

Die Pendelfehlkarte (oft auch einfach Fehlkarte oder Stellvertreter genannt) ist das wichtigste Kontrollwerkzeug, wenn eine Akte aus dem Archiv entnommen wird.

• Der Nutzen: Wird eine Hängemappe oder Akte herausgenommen (z. B. weil der Arzt die Patientenakte im Behandlungszimmer braucht), wird an genau diese Stelle eine Pendelfehlkarte gesteckt. Auf ihr wird notiert, wer die Akte wann entnommen hat.

• Der Orgacolor-Vorteil: Hochwertige Pendelfehlkarten besitzen oft selbst eine auffällige Signalfarbe (z. B. Neon-Rot oder Neon-Gelb). So sieht jeder Mitarbeiter sofort: Hier fehlt eine Akte, aber wir wissen genau, wo sie ist. Sobald die Akte zurückkehrt, wandert die Fehlkarte zurück in ihr Depot („pendelt“).